Deux périodes de temps bien distinctes, sont à distinguer dans la vie d’un projet: Avant que le projet ne démarre et Après le démarrage

Intéressons nous dans cette discussion, aux raisons objectives qui se situent AVANT le démarrage du projet.

Un projet a un objectif, a un périmètre, dispose d’un budget, dispose de ressources (techniques, humaines, logistiques) et a son planning (échéances, livrables, points de synchronisation)

Avant que le projet ne démarre, il y a l’avant-vente et la vente proprement dite.

L’avant-vente consiste à établir un dossier définissant de façon objective, les coûts, les ressources nécessaires à l’obtention d’un objectif dans une échéance de temps donnée, dans le cadre d’un périmètre et de responsabilités clairement délimitées.

La vente consiste à gagner le contrat face aux concurrents.  La vente établit le « prix gagnant »; c’est le montant pour lequel le client semble disposer à donner son accord. Les premières sessions de « négociation » ont lieu en interne pour faire descendre le prix: réduction des temps initiaux estimés et diminution des coûts. C’est à ce stade, que se situe la première cause de dérive

1- les charges initiales sont diminuées, mais le périmètre reste inchangé . Les estimations de charge sont diminuées, alors que les tâches restent inchangées; c’est à dire que l’engagement à faire et à livrer reste le même alors que le temps nécessaire est réduit.

2- les coûts initiaux sont baissés. Ce résultat est généralement atteint en staffant des profils plus juniors que les profils initialement identifiés

==> à l’issue de ces premières revues internes, le projet se retrouve avec moins de budget, des personnels moins expérimentés alors que le périmètre et les tâches n’ont pas été modifiés

La proposition est envoyée au client. Et démarre alors la deuxième négociation qui a pour objet de l’emporter par rapport aux concurrents. Les discussions vont avoir pour objet de réduire le prix en réduisant la marge. 

A cet instant, le client va se trouver dans la situation de faire son choix entre plusieurs offres qui ne sont pas nécessairement de même nature (planning, livrables, outils, matériels, logiciels, licences, maintenance, …); et le client va demander à chacun des concurrents restant en lice de fournir leur BAFO (Best And Final Offer)

La deuxième cause de dérive se situe dans cette étape. Non seulement les prix diminuent (la marge a été rognée) mais le périmètre va avoir tendance à augmenter car le client tente d’obtenir d’un seul prestataire, la somme des engagements proposés par les différentes entreprises encore en lice!

Si bien que lorsque le contrat est signé:

a- le périmètre initial a eu tendance à augmenter par rapport au chiffrage initial;

b- les estimations de charges ont été revues à la baisse;

c- les profils sont moins expérimentés (staffing de juniors moins onéreux);

d- les engagements n’ont pas été modifies;

e- la marge a été diminuée;

Pour signer le contrat, un dernier « passage de rabot »  diminue le prix, en réduisant à la portion congrue la valorisation des risques…..

Comment éviter cette situation:

A- l’estimation de charge est dépendante du niveau de seniorité des ressources utilisées. Si des profils juniors sont ajoutés dans le staffing, il faudra de l’encadrement complémentaire et, les charges estimées devront en tenir compte;

B- la négociation de réduction des coûts doit s’accompagner de la réduction du périmètre;

C- la négociation du prix doit vérifier que les propositions concurrentes couvrent des périmètres identiques;

D- la solution proposée doit être parfaitement définie; les livrables, le planning, les échéances, les outils, le reporting, les métriques, la géographie….

E- les rôles et responsabilités entre les acteurs (clients, prestataires, sous-traitants)doivent être 100% clairs. Notamment, la définition des besoins, les conditions d’acceptation des livrables, les tests et la gestion des demandes de changement.

La négociation de dernière minute, la petite phrase modifiée au dernier moment, peut avoir un effet désastreux sur l’ensemble de l’engagement. Notamment, quand le périmètre est partagé entre plusieurs intervenants et que les contrats garantissent des engagements « back to back »…

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